W życiu każdego człowieka następuje taki moment, że musi przygotować prezentację. Taką, na której przygotowanie ma 2 dni, a która jest ważniejsza od prezentacji maturalnej do której przygotowywał się pół roku ;)
Może to być prezentacja produktu, może to być prezentacja projektu. Może to być prezentacja swojej firmy przeprowadzana na konferencji branżowej. Może być mniej albo bardziej ważna, ale kilka zasad przygotowywania czegoś takiego, które chciałbym Wam przekazać, pasuje w zasadzie do każdej z nich :)
Osobiście cały czas staram się dążyć do stworzenia “prezentacji idealnej” – jeszcze nigdy mi nie wyszło ;) Nie chcę popadać w ton zbyt mentorski, bo w swojej krótkiej “karierze” prowadziłem zarówno prezentacje, które wszystkim się podobały, jak i takie, na których sam (mimo, że byłem “przedstawiającym”) wynudziłem się jak mops ;) Chcę się po prostu podzielić swoimi przemyśleniami, ale jestem jak najbardziej otwarty na Wasze rady – komentarze są do Waszej dyspozycji :)
Po pierwsze – po co?
Kiedy przeprowadzasz prezentację, Twoi widzowie – niezależnie, czy jest ich 3, czy 30 – powinni wiedzieć, w jakim celu ją przeprowadzasz. Nie – nie wystarczy podać tematu spotkania w tytule maila :) Zaraz na początku podkreśl, o czym będziesz mówił i w jakim celu.
Ważne jest też to, żeby każdy na sali wiedział, do czego tak naprawdę zmierzasz. Jasne – w wielu przypadkach jest to niepożądane, bo na przykład chcesz budować napięcie i nie ujawniać wszystkiego na raz ;) W większości sytuacji jednak lepiej, jeśli na samym początku nakreślisz się swoim odbiorcom tezę, a potem – już w trakcie prezentacji – udowadniasz ją, cementujesz, podajesz przykłady.
Dzięki temu będziesz miał swoich widzów “pod kontrolą” – nie będą oni błądzić gdzieś naokoło, wymyślając własne tezy na podstawie pierwszych trzech slajdów. Nie grozi Ci, że źle zrozumieją Twoje intencje i pod koniec – kiedy ujawnisz, co chcesz przekazać – będą zawiedzeni.
Ale w którym momencie teraz jesteśmy?
No właśnie – nie możesz pozwolić swojej “widowni”, żeby zadawała sobie takie pytania. Prezentacja musi mieć konkretny plan i być wyraźnie podzielona na etapy.
Jeśli masz do przekazania masę danych, faktów i przemyśleń, poszatkuj je. Wybierz najważniejsze i przedstaw jako podstawy, z tych bardziej szczegółowych zrób przykłady.
Nie pozwól widzom “zgubić się” w prezentacji. Przedstaw im zaraz na początku plan, a potem się go trzymaj. Nie bój się przypominać im, w którym momencie sie znajdujecie – jeśli np. wymieniasz kluczowe filary projektu, to mów: “drugim filarem projektu jest…”, “kolejna z najważniejszych rzeczy to…”. Dzięki temu nie ryzykujesz, że Twoi odbiorcy nie będą wiedzieć, w którym miejscu planu się znajdujesz.
Po każdym “większym” module prezentacji spróbuj zrobić slajd, na którym jednym zdaniem podkreślisz to, co mówiłeś.
Skąd wyruszamy, dokąd idziemy?
Ta zasada jest ważna, jeśli chcesz przekonać swoich odbiorców do jakiejś idei – nowego produktu, zmian w istniejącym już projekcie i tak dalej. Niech dokładnie wiedzą, jaki jest cel wykonania pracy, którą proponujesz. Nakreśl im obecną sytuację (nawet, jeśli znają temat – określisz, co jest dla Ciebie najważniejsze), opowiedz, jakie stwarza problemy. Powiedz, do czego chciałbyś dążyć.
Potem zajmij się prezentowaniem sposobów, na dotarcie do celu – cały czas mając na uwadze kontekst, czyli problemy, na które panaceum mają być Twoje propozycje. Nie pozwól, żeby widzowie nie rozumieli, dlaczego dana propozycja ma pomóc w realizacji celów, o których mówisz.
Co za dużo, to niezdrowo…
Cały czas pamiętaj, że slajdy, oraz to, co mówisz, to dwie integralne części prezentacji. Twoja rola, jako prezentującego, nie polega tylko i wyłącznie na przeczytaniu tego, co jest na slajdach. Jeśli wyślesz prezentację w PDF do osoby nieobecnej na spotkaniu, a ona wszystko zrozumie, to znaczy, że prezentacja była źle zrobiona.
Z masy informacji na slajdzie niewiele osób cokolwiek zapamięta. Do tego będą się zwyczajnie nudzić, obserwując gościa, który mówi to samo, co przed chwilą przeczytali na rzutniku.
…ale za mało też niedobrze.
No właśnie – w drugą stronę też nie możesz przegiąć. Na slajdach prezentacji powinny się znaleźć najważniejsze jej elementy – takie, które będziesz “werbalnie” rozszerzał i tłumaczył. Pojedyncze słowa to za mało, jednozdaniowe hasła – o wiele lepiej.
Pamiętaj, że jeżeli podajesz konkretne dane – jakieś liczby, wykresy – powinieneś je wrzucić na slajd. Wiele osób jest po prostu wzrokowcami i jeśli tego nie zrobisz, to niczego nie zapamiętają.
Wizualizacja
Powiedzmy sobie szczerze – wizualna część prezentacji to potężne narzędzie. Czarny tekst na białym tle jest czytelny, ale to za pomocą zdjęć, czcionek, kolorów i animacji budujesz “fabułę”. Jeśli po wymienieniu kilku problemów chcesz pokazać zaskakujące panaceum – niech tytuł kolejnego slajdu “spadnie” z góry “przygniatając” ich listę. To szczegół, ale na pewno dobrze zobrazuje to, co chcesz powiedzieć i doda prezentacji dynamikę :)
Jak Hitchcock
Prezentację z filmem łączy to, że powinna mieć fabułę. Nie traktuj jej jako ciągu slajdów, tylko jako całość. Pomyśl nawet nad elementem kulminacyjnym, który widzowie najlepiej zapamiętają :) Zacznij powoli, spokojnie, pozwól się “zasłuchać”, a w momencie, kiedy wywołasz największy entuzjazm do projektu – zrób zakończenie ;)
Przetestuj prezentację!
Koniecznie – choćby na samym sobie :) Po prostu stań przed komputerem i zacznij (nawet w myślach) przedstawiać slajdy tak, jakbyś właśnie prowadził prezentację. Dzięki temu zauważysz, w których momentach się “motasz” i sam przestajesz rozumieć, o czym mówisz – te elementy popraw. Dobrze jest mieć kogoś pod ręką, na kim będziesz mógł “na żywo” przetestować swoje dzieło ;) Na pewno “osoba trzecia” zwróci uwagę na rzeczy, które Ty pominiesz.
Baw się dobrze! :)
No właśnie: prezentując coś – projekt, produkt, cokolwiek – musisz zarazić widzów swoim entuzjazmem ;) Jeśli będziesz się przez cały czas spinać i mamrotać pod nosem, to będzie niefajnie. Pokaż, że wierzysz w to, co mówisz, że faktycznie jest fajne i warto to przemyśleć.
Może ten – ostatni już – punkt nie jest szczególnie odkrywczy, ale na pewno jest ważny. Może nawet najważniejszy spośród wszystkich :) Powodzenia!
